Connecter HubSpot à Secretair
Guide pas-à-pas

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir accès aux deux outils suivants :

Secretair

Plan Growth ou Scale (intégration HubSpot incluse)

Campagne configurée avec Léa

🟠HubSpot

Sales Hub Professional ou Enterprise (Séquences + Workflows)

Operations Hub Starter ou supérieur (webhooks dans les workflows)

La clé API est le mot de passeque HubSpot utilisera pour prouver à Secretair qu'il est autorisé à déclencher des appels. Sans elle, la connexion ne fonctionnera pas.

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   Connectez-vous à votre compte Secretair et allez dans Paramètres (icône engrenage en bas à gauche)
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   Cliquez sur l'onglet API & Webhooks
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   Cliquez sur le bouton « Créer une clé API »
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   Donnez-lui un nom reconnaissable, par exemple : HubSpot-Workflow
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   Copiez immédiatement la clé générée (elle ressemble à sk_live_a8f2c9...) et collez-la dans un fichier texte — elle ne sera plus visible après fermeture

Cette connexion permet à Secretair de renvoyer automatiquement les résultats des appels dans HubSpot — RDV pris, transcription, statut — sans aucune saisie manuelle.

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   Toujours dans Secretair, allez dans Paramètres → Intégrations
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   Sur la carte HubSpot, cliquez sur « Connecter »
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   Une fenêtre HubSpot s'ouvre. Connectez-vous à HubSpot si ce n'est pas déjà fait
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   Cliquez sur « Autoriser » pour donner accès à Secretair
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   La carte passe en vert avec la mention « Connecté » — c'est tout !

Dans HubSpot, une Séquenceest une série d'emails envoyés automatiquement à vos prospects selon un calendrier. Nous allons en créer une avec 2 emails, que Léa relancera ensuite par téléphone.

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   Dans HubSpot, allez dans Ventes → Séquences
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   Cliquez sur « Créer une séquence »
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   Ajoutez l'email n°1 — il sera envoyé immédiatement à l'inscription :
   Objet : Une question sur {{contact.company}} ?
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   Ajoutez un délai de 3 jours ouvrés entre les deux emails
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   Ajoutez l'email n°2 — relance avec preuve sociale :
   Objet : Cas similaire à {{contact.company}} — retour d'expérience
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   Donnez un nom à la séquence, par exemple : SaaS PME — Prospection Léa, et enregistrez

Le Workflow est le chef d'orchestre automatiquede HubSpot. Il va surveiller votre séquence et, 2 jours après l'envoi du 2e email (soit J+5), déclencher un appel de Léa.

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   Dans HubSpot, allez dans Automatisation → Workflows
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   Cliquez sur « Créer un workflow » → choisissez « Basé sur un contact »
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   Déclencheur : cherchez "Inscrit à une séquence" et choisissez votre séquence SaaS PME — Prospection Léa
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   Cliquez sur « + » pour ajouter une action → choisissez « Délai » → mettez 5 jours ouvrés
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   Cliquez sur « + » pour ajouter une action → cherchez « Envoyer un webhook »
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   Donnez un nom au workflow : Déclencher Léa — SaaS PME, puis passez à l'étape suivante pour configurer l'action webhook

C'est l'étape technique clé : on dit à HubSpot comment contacter Secretairpour déclencher l'appel de Léa. Deux options selon votre confort :

Avant de lancer sur tous vos contacts, faites toujours un test avec votre propre numéro de téléphone. Cela prend 5 minutes et évite les mauvaises surprises.

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   Dans HubSpot, créez un contact test avec votre prénom, votre email et votre propre numéro de téléphone mobile
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   Inscrivez ce contact manuellement à la séquence "SaaS PME — Prospection Léa" (bouton "Inscrire" sur la fiche contact)
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   Attendez que le workflow se déclenche (ou déclenchez-le manuellement pour le test)
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   Dans Secretair → Appels : votre contact test devrait apparaître avec le statut "En attente" puis "En cours"
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   Décrochez votre téléphone — Léa devrait vous appeler dans les 2 minutes. Parlez-lui comme si vous étiez un prospect !
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   Après l'appel, vérifiez dans HubSpot que les résultats sont bien remontés sur la fiche du contact test

Après chaque appel de Léa, les résultats remontent automatiquement dans HubSpot. Voici ce que vous verrez sur la fiche de chaque contact.